Recibo y Despacho Aceites Comestibles

INSTRUCTIVO ACEITES DE COLOMBIA

PROCESO DE CROSSDOCKING Y TRANSPORTE
ALCANCE : Este instructivo es aplicable en la agencia de Barranquilla en lo referente a los servicios de CrossDocking y Transporte.(Este documento es objeto de una simulación por parte del grupo expositor, aunque esta basado en descripciones reales)
PASO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE

RECIBO DE MERCANCÍA PARA CROSSDOCKING

1
Enviar con un día de anticipación al cargue de la mercancía, el archivo en Excel con la información de la mercancía a recoger en la planta de ACEITES DE COLOMBIA . Este archivo debe contener la información sobre:

· Factura
· Destinatario
· Dirección
· Teléfono
· Ciudad
· Fecha Factura
· Cajas
· Kilos
· Valor de la Factura
· Metros Cúbicos
· Referencia Producto

Este archivo debe ser enviado al Coordinador de Transporte LTS: caterga@tsl.com.co y al asistente jefe de negocios (LTS) edisiman@tsl.com.co
Responsable asignado en ACEITES DE COLOMBIA
2
Con base en la información enviada por ACEITES DE COLOMBIA sobre la mercancía a recoger, programar vehículos para enviar a la planta de ACEITES DE COLOMBIA
Tener en cuenta si es recogida para entregas directas en vehículos con cupo ó si es recogida para posterior alistamiento de pedidos.
Coordinador o Asistente de Transporte (LTS)
3
Colocar vehículo en la planta de ACEITES DE COLOMBIA de lunes a sábado a más tardar a las 2:00 p.m.
Coordinador o Asistente de Transporte(LTS)
4
Una vez llegue el vehículo a la planta del aliado comercial, el conductor debe hacer entrega de la Orden de Carga emitida por LTS.
Embajador del Servicio(LTS)
5
Realizar el cargue de los vehículos exigiendo la presencia del Embajador del Servicio al momento del cargue. El Embajador del Servicio debe ir verificando que la mercancía despachada coincida con lo establecido en las Facturas de ACEITES DE COLOMBIA.
Terminado el cargue entregar Facturas de ACEITES DE COLOMBIA. (original y copia) al Embajador del Servicio.
Responsable asignado en ACEITE DE COLOMBIA / Embajador del Servicio
6
Una vez llegue el vehículo a las instalaciones de LTS, el conductor debe hacer entrega de la siguiente documentación al Asistente Jefe de Negocio:
ü Facturas (original y copia)
Embajador del Servicio
7
Verificar que los documentos estén completos y en regla. Asignar el lugar y turno para descargar la mercancía de acuerdo con la cantidad de vehículos en cola de espera. De igual forma indicar al conductor el lugar de parqueo mientras espera el turno correspondiente.
Asistente Jefe de Negocio

8

9
Al llegar el turno del vehículo para descargar, se ubica en el lugar asignado y se procede a descargar la mercancía.

El producto se recibe consolidado por referencia en el masivo de LTS.
Auxiliar Logístico
10
Una vez recibida la mercancía en su totalidad en presencia del embajador del servicio se informa al Asistente Jefe de Negocio las novedades que se hayan presentado durante el recibo. Para el manejo de las novedades:
Auxiliar Logístico
11
Informar al embajador del servicio de la novedad que se presente al momento de la recepción de la mercancía.
Auxiliar Logístico
12
Informar de la(s) novedad(es) a Doris Balmaceda, telefónicamente y vía e-mail, al correo: dbalmaceda@aceitesdecolombia.com
Asistente Jefe de Negocio
13
Con base en las Facturas se procede a realizar la clasificación de los pedidos por cliente.
Auxiliar Logístico

DESPACHO DE PEDIDOS

1
Realizar programación de pedidos en el sistema y continuar con las actividades del Procedimiento de Transporte.
Asistente Jefe de Negocio
2
Dirigirse con la Orden de Carga a la plataforma LTS y hacer entrega de esta, al Asistente Jefe de Negocio.
Embajador del Servicio
3
Verificar que la Orden de Carga se encuentre en regla.
Asistente Jefe de Negocio
4
Asignar el turno y el lugar en el cual se realizará el cargue del vehículo.
Asistente Jefe de Negocio
5
Al realizar el cargue de la mercancía, verificar que las cantidades despachadas sean iguales a las cantidades registradas en la Factura. En caso de novedad:
Auxiliar Logístico
5.1
SI SE DETECTA AVERÍA, avisar al asistente jefe de negocios, ubicar la mercancía en la zona de averías y se informa a Doris Balmaceda, asistente de despachos de ACEITES DE COLOMBIA.
Auxiliar Logístico
5.2
EN CASO DE FALTANTE, avisar al Asistente Jefe de Negocio e informar a Doris Balmaceda, Asistente de Despacho ACEITES DE COLOMBIA. Registrar la novedad en la FACTURA.
Auxiliar Logístico
5.3
EN CASO DE SOBRANTES, avisar al asistente jefe de negocios, e informar a Doris Balmaceda, asistente de despachos de ACEITES DE COLOMBIA.
Auxiliar Logístico
6
Al terminar de realizar el cargue del vehículo, con base en la información registrada en la Orden de Carga, Factura(s) y sus respectivas observaciones, elaborar la Orden de Despacho en el sistema.
Asistente Jefe de Negocio
7
Entregar al embajador del servicio la Orden de Carga, Orden de Despacho y Factura(s) (original y copia).
Asistente Jefe de Negocio
8
Si se encuentra en la última bodega de cargue, elaborar la Orden de Salida. Hacer entrega al embajador de dicha orden (original), debidamente firmada y sellada (la copia de la Orden de Salida, se archiva en la oficina de la bodega).
Asistente Jefe de Negocio
9
Continuar con las actividades del Procedimiento Registro de la Información en el Despacho teniendo en cuenta registrar la cantidades de cajas, N° de la factura o documento de despacho (Remisión, carta etc…)
Asistente de Registro de la Información en el Despacho

ENTREGA DE MERCANCIA AL DESTINATARIO

1
Verificar en la Factura la dirección y el destinatario al cual se le hará la entrega de la mercancía.

Embajador del Servicio
2
Al llegar al sitio estipulado para la entrega, informar al encargado de recibir la mercancía de su arribo para que éste le asigne el turno y el lugar en el cual será descargada la mercancía.
Embajador del Servicio
3
Entregar la(s) factura(s) al destinatario.
Embajador del servicio
4
Durante el descargue de los productos, se debe ir verificando que las cantidades entregadas correspondan con las relacionadas en la Factura.
Embajador del Servicio / Recibidor Cliente
5
Si durante la entrega se presentan novedades:

5.1
Informar inmediatamente vía celular a Servicio al Cliente.
Embajador del servicio
5.2
De acuerdo al tipo de novedad presentada, reportarla al proceso responsable de la solución. Si la solución de la novedad es responsabilidad del aliado comercial informar a Doris Balmaceda, Asistente de Despacho ACEITES DE COLOMBIA.
Asistente de Servicio al Cliente
5.3
Dar solución a la novedad presentada en un tiempo no mayor a 20 minutos e informarla al Asistente de Servicio al Cliente.
Proceso responsable de la solución ó contacto del cliente
5.4
Informar al embajador del servicio la forma de proceder con respecto a la novedad presentada.
Asistente de Servicio al Cliente
5.5
Si no se pudo dar solución a la novedad, anotar en la Factura (original y copia) las novedades que se presentaron.
Recibidor Cliente
6
Al finalizar la entrega de la mercancía, registrar en la Factura (original y copia) la fecha de recibo, colocar el sello y firmar con letra legible.
Entregar al Embajador del Servicio:
ü Desprendible ó también llamada Remisión de la Factura (Unicamente para Pago de Fletes) con fecha, sello y firma de recibo.
ü Copia Factura con fecha, sello y firma de recibo.
Recibidor Cliente

MANEJO DE LAS DEVOLUCIONES

1
Entregar la mercancía en devolución, la Factura con la nota correspondiente, el Manifiesto de Carga y Remesa al Asistente Jefe de Negocio.
Embajador del servicio
2
Verificar que la mercancía entregada en devolución (En caso de haberla) corresponda con las notas de novedades escritas por el destinatario en las Facturas.
Asistente Jefe de Negocio
3
Escribir la nota en el Manifiesto de carga con su respectivo número de Factura. Diligenciar el Formato de Devolución de Mercancía (original y copia adjunta a la Factura de ACEITES DE COLOMBIA, dos copias para bodega).
Asistente Jefe de Negocio
4
Entregar al Embajador del Servicio una copia firmada del Formato de Devolución de Mercancía anexando la Factura, el Manifiesto de Carga y la Remesa.
Con estos documentos el Embajador del Servicio debe dirigirse a la oficina de Cumplidos y continúa con el ítem Cumplido de Facturas paso 3.
Asistente Jefe de Negocio
5
La mercancía en devolución se guarda en bodega y es devuelta al aliado comercial junto con una copia del Formato de Devolución de Mercancía.
Asistente Jefe de Negocio
6
Al momento de hacer entrega de las devoluciones a ACEITES DE COLOMBIA, el embajador del servicio debe reclamar el Formato de Devolución de Mercancía al Almacén como constancia de entrega de la mercancía a ACEITES DE COLOMBIA.

Embajador del Servicio

CUMPLIDO DE FACTURAS

1
Después de realizar la entrega de la mercancía dirigirse con los documentos a las instalaciones de LTS.
Embajador del servicio

2

En caso de novedad dirigirse a la plataforma LTS. Seguir ítem Manejo de las Devoluciones.

Embajador del servicio

3
Si no existe novedad o si ya hizo el punto 2, dirigirse a la oficina de cumplidos y hacer entrega de los documentos (Manifiesto de Carga, Remesa, Factura) al Asistente de Cumplidos.
Embajador del servicio
5
Verificar con base en la Orden de Despacho que la documentación esté completa y se encuentre diligenciada en la factura original la información requerida (sello del cliente, fecha de recibo y firma de quien realizó el recibo de la mercancía) firmar el Manifiesto de Carga (original y copia) del viaje y hacer entrega de la copia al transportador.
Asistente de Cumplidos
6
En caso de existir una novedad por avería o faltante aplicar Instructivo de Descuento a Embajadores del Servicio y/o Instructivo de Ajustes y Anulaciones de manifiestos y remesas.
Asistente de Cumplidos
7
Realizar el Cumplido en el sistema de la(s) Factura(S) y el(los) Manifiesto(s) de Carga recibido(s).

Asistente de Cumplidos
8
Elaborar y entregar Paz y Salvo al Embajador del Servicio previa verificación que no posea documentación pendiente por cumplir. En caso de existir una no conformidad en el cumplido aplicar el Instructivo Tratamiento de no conformidades en el cumplido.
Asistente de Cumplidos
9
Enviar Facturas y Remesas al Asistente de Cumplidos asignado a ACEITES DE COLOMBIA. Enviar el Manifiesto de Carga al Asistente de registro de la información en el despacho.
Asistente de Cumplidos
10
Verificar que se haya hecho correctamente el cumplido(s) de los documentos y que estén completos.
Asistente de Cumplidos
11
Diligenciar todos los espacios del Formato de Prefactura Aceites de colombia, verificando el movimiento real de cada factura (despacho, devolución, redespacho) (¿Si hay cobro de devoluciones y redespachos deben ir autorizados por correo electrónico adjunto al cumplido?) y revisar información registrada en la Remesa y el formato de prefactura de aceites de Colombia.
Asistente de Cumplidos
12
Enviar al Asistente de Facturación el Formato Prefactura Aceites de colombia, junto con los cumplidos, que deben ser el original de remisión Pago de Fletes y Copia de Factura
Asistente de Cumplidos y/o delegado en la agencia

FACTURACIÓN DEL SERVICIO

1
Recibir cumplidos y Prefactura Aceites de Colombia.
Asistente de Facturación
2
Elaborar la Factura en el sistema todos los viernes
Asistente de Facturación
3
Enviar a ACEITES DE COLOMBIA (¿Dirección?) la original de la Factura LTS, junto con la copia azul y la copia rosada (la copia verde permanece en archivo). Debe anexarse la Prefactura ACEITES DE COLOMBIA y los cumplidos (Remisión Pago de Fletes y Copia Factura juego completo sellados y firmados en ambos desprendibles).
Asistente de Facturación
4
Devolver a LTS copias de las Facturas LTS, firmadas, selladas y fechadas como constancia de recibida.
Responsable asignado en ACEITES DE COLOMBIA